[사무실] 전화 돌려주기 / 전화 당겨받기/ 외부로 전화하기 총정리

전화 돌려주기

사무실에서 전화 돌려주는 방법, 그리고 당겨받는 방법, 마지막으로 외부로 돌려주는 방법을 차례로 알아보자. 

 

 

1. 전화 돌려주는 방법

먼저 전화를 돌려주는데는 2가지 방법이 있다. 

대표님 자리로 돌려주어야 한다고 가정하자.

 

1)  바로 돌려주기

→ 이는 전화 받을 상대방(대표님)과 내가 통화 없이 바로 돌려주는 방법이다.  

→ 이렇게 돌려주는 경우, 받는 상대방(대표님)에게는 전화를 건 사람의 번호가 뜬다. 

       

2) 내가 먼저 통화 후 돌려주기

→ 이는 전화받을 상대방(대표님)과  내가 통화 후 돌려주는 방법이다. (예: 대표님! 00고객님이 A사건 관련하여 통화를 원하시는데 바꿔드릴까요?)

→ 이렇게 돌려주는 경우, 받는 상대방(대표님)에게는 내 번호가 뜨게된다. (전화를 건 사람의 번호가 아닌) 

 

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1) 바로 돌려주기 

 

1. 전화 끊는 버튼을 누른다. 

※ "돌려주기" or "전환" 버튼이 있다면 그 버튼을  눌러준다. 

 

2. 원하는 자리(예: 대표님)의 내선번호 4자리를 누른다. 

※내선번호란?: 사무실 전화번호의 뒷번호 4자리이다.

→관련된 내선 전화번호는 모두 프린트해서 전화기 옆에 미리 붙여두자

※ 내선번호 대신 핸드폰 번호를 누르면 밖에 나가있는 직원의 핸드폰으로도 돌려줄 수 있다. 

 

3. 전화기를 내려놓는다. (끝!)

※ 받는 상대방(대표님) 자리에서 벨소리가 울려야 제대로 돌려진 것이다. 안전하게 받는 상대(대표님)가 전화를 받은 다음 수화기를 내려놓자. 

※ 만약, 받아야할 상대방이 자리에 없다면, "보류"를 누르고 "지금 자리에 안계시는데, 메모남겨드릴까요?" 등으로 대처한다. 

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2) 내가 먼저 통화 후 돌려주기 

1. 전화 끊는 버튼을 누른다. 

※ "돌려주기" or "전환" 버튼이 있다면 그 버튼을  눌러준다. 

 

2. 원하는 자리(예: 대표님)의 내선번호 4자리를 누른다.  

 

3. # 버튼을 누르고 내가먼저 통화한다. 

※ 대표님! 00고객님이 A사건 관련하여 통화를 원하시는데 바꿔드릴까요? 라고 내가 먼저 대표님께 전화온 상대방, 통화목적 등을 간단히 알려드린다. 

4. 전화기를 내려놓는다. (끝!)

  

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2. 전화 당겨받는 방법

전화가 오는데, 그 자리에 사람이 없으면 당겨 받아주는 센스를 발휘하자!! 

 

1) *을 누른다. ("당겨받기"버튼이 있다면 그것을 누른다)

2) 대신받았음을 알리고, 나의 소속과 이름을 밝힌다. 

3) 상대의 성함, 직함,  연락처 등을 메모해 받았어야할 상대방의 책상에 붙여주자. 

 

 

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3. 사무실 전화기로 외부에 전화하는 방법 (다른회사, 다른 사람: 핸드폰 포함 등)

1) 전화기를 든다. 

2) 9번을 누른다. 

※ 최신식 전화기는 이를 안눌러도 바로 가능하다. 하지만 대부분의 사무실은 9를 눌러야 외부로 통화가 가능하다. 

3) 전화번호를 누른다. 

 

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